Cara Menulis Laporan

Hai sobat,...

Hari ini, kita akan membahas bagaimana cara menulis sebuah laporan yang baik.

Membuat laporan tentu saja tidak lepas dari sebuah kegiatan akademik yang kita jalani. Sebagai praktisi pendidikan, laporan merupakan instrumen evaluasi yang berguna untuk kemajuan pendidikan. Oleh karena itu, untuk menulis sebuah laporan yang baik, kita harus memahami beberapa poin di bawah ini. Silahkan membaca.

Menurut Wikipedia, laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. (https://id.wikipedia.org/wiki/Laporan)

Beberapa poin yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:

1.       Gaya

Agar benar-benar berhasil, sebuah laporan yang membuat rekomendasi harus memastikan bahwa orang-orang itulah yang menjadi sasaran laporannya.

Langkah langkah yang harus dipenuhi adalah

• Bacalah laporan itu tanpa menunda nunda.

• Pahami segala sesuatu yang ada di dalamnya

• Terimalah fakta, temuan, kesimpulan dan rekomendasi yang ada.

• Putuskan untuk mengambil tindakan yang direkomendasikan.

Mencapai tuntutan ini lebih banyak daripada sekedar menghadirkan fakta yang relevan secara akurat. Ini juga menuntut agar Kita bisa berkomunikasi dengan cara yang dapat diterima dan dimengerti oleh pembaca.

2.       Selektivitas

Pilihan kata-kata yang cermat dapat memungkinkan Kita menyampaikan banyak makna.

3.       Ketepatan

Periksa apakah semua yang Kita tulis akurat secara faktual. Fakta harus bisa diverifikasi. Selain itu, argumen harus berdasarkan suara dan penalaran Kita yang harus logis. Kita seharusnya tidak menulis apapun yang bisa salah saja mengartikan, menyesatkan atau membujuk pembaca secara tidak adil. Jika Kita melakukannya, Kita akan melakukan tindakan yang merugikan tidak hanya pada diri Kita sendiri tetapi juga pada departemen dan organisasi Kita. Informasi yang akurat sangat penting untuk komunikasi dan pengambilan keputusan yang efektif.

4.       Objektivitas

Sebuah laporan seharusnya bukan esai yang mencerminkan emosi dan opini pribadi. Kita harus melihat semua sisi masalah dengan pikiran terbuka sebelum menyatakan kesimpulan Kita.

Secara jelas bahwa Kita harus memiliki pikiran terbuka saat menulis laporan itu, dalam banyak kasus, buatlah kesimpulan dan rekomendasi lebih dapat diterima oleh pembaca Kita. Oleh karena itu, kita harus menyajikan materi yang faktual, dan bukan pada keyakinan pribadi, bias atau prasangka.

5.       Keringkasan yg padat isinya

Veni, Vidi, Vici (saya datang, saya lihat, saya menaklukkan). Begitulah Julius Caesar membuat slogannya.  Meskipun tidak ada laporan kita yang akan sesingkat ini, Kita harus berusaha agar tetap ringkas. Laporan memang harus singkat, namun di sisi lain, masih berisi semua rincian penting.

Untuk memastikan bahwa Kita tidak memasukkan materi yang dapat diabaikan, sebaiknya jangan bertanya: 'Mungkinkah informasi ini disertakan?' Sebaliknya, Kita harus bertanya: 'Apakah informasi ini perlu disertakan?'

6.       Kejelasan dan Konsistensi

Cara terbaik untuk mencapai kejelasan dalam tulisan kita adalah dengan membiarkan beberapa saat berlalu antara draf pertama dan revisinya. Cobalah untuk meninggalkannya selama akhir pekan, atau setidaknya dalam semalam. Penting untuk memiliki jangka waktu tertentu, tidak masalah seberapa singkatnya, kapan Kita bisa memikirkan hal lain. Dengan cara ini, ketika Kita kembali ke laporan, Kita bisa melihatnya dengan tingkat objektivitas.

7.       Kesederhanaan

Biasanya, jika tulisan Kita selektif, akurat, obyektif, ringkas, jelas dan konsisten. Namun, Kita harus waspada terhadap penyederhanaan yang berlebihan, misalnya sampai kehilangan informasi yang perlu dipahami pembaca apa yang ingin Kita katakan.

8.       Hindari Kata-kata Tanpa Batas

Beberapa kata dan ungkapan - seperti pada dasarnya, sebenarnya, tidak diragukan lagi, masing-masing dan setiap orang dan selama penyelidikan - terus bertambah dalam laporan. Namun mereka tidak menambahkan apapun ke pesan dan sebenarnya itu bisa dihilangkan tanpa mengubah makna atau nada. Cobalah meninggalkan mereka dari tulisan Kita. Kita akan menemukan kalimat kita yang bertahan, berhasil dan bahkan mungkin berkembang tanpa mereka.

Writing A Report, 9th Edition: How to prepare, write & present really ... By John Bowden