STRUKTUR ORGANISASI dan BUDAYA ORGANISASI

PILIHAN STRUKTUR ORGANISASI

1.      LINGKUNGAN, STRATEGI, TEKNOLOGI, DAN STRUKTUR ORGANISASI

Organisasi merupakan suatu sistem yang memiliki struktur yang menghasilkan jasa atau produk melalui proses politik sebagai wadah dari anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Keefektivitasan organisasi dipengaruhi oleh strategi, teknologi, dan lingkungan organisasi. Struktur merupakan sebuah pembagian tugas serta hubungan antara tugas yang sesuai dengan strategi, teknologi, dan lingkungan yang dihadapi.

BACA JUGA : Apakah Budaya Organisasi Dapat Diubah?

BACA JUGA : Dimensi dan Indikator dalam Iklim Organisasi

BACA JUGA : Soal Pilihan Ganda Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi

BACA JUGA : Soal Pilihan Ganda Makul Perilaku Organisasi dan Kepemimpinan II

LINGKUNGAN ORGANISASI

Lingkungan akan mempengaruhi terhadap penentuan misi, strategi, dan struktur organisasi. Lingkungan organisasi, lingkungan eksternal, adalah keseluruhan elemen elemen yang berada di luar batas batas organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi.

Wheelen, Thomas L., J. David Hunger (1992) membagi lingkungan organisasi menjadi lingkungan tugas (task environment) yang mencakup hal hal yang berpengaruh langsung terhadap organisasi seperti konsumen, pemasok, pemerintah, industri sejenis, dan lain lain sedangkan lingkungan social (societal environment) meliputi elemen seperti ekonomi, politik, social budaya, dan teknologi yang berpengaruh secara tidak langsung pada organisasi.

DIMENSI DIMENSI LINGKUNGAN

Menurut Stephen P. Robbin, 1990 situasi lingkungan dapat dilihat dari dimensi dimensi kompleksitas, stabilitas, dan kapasitas. Kompleksitas mengacu pada heterogenitas, stabilitas mengacu pada tingkat perubahan elemen elemen lingkungan, dan kapasitas mengacu pada kesempatan yang mendukung organisasi.

Tingkat ketidakpastian organisasi akan dipengaruhi oleh suatu lingkungan yang kompleks dan tidak stabil. Masing masing elemen akan melakukan suatu analisis untuk mengurangi kompleksitas terhadap keadaan yang ada.

PROSES LINGKUNGAN MEMPENGARUHI STRUKTUR

Struktur dibentuk dengan dispesialisasi tugas untuk mengatasi masalah internal dan masalah yang timbul dari faktor eksternal. Masalah yang ditimbulkan oleh lingkungan eksternal adalah ketidakpastian seperti hasil dari organisasi, pesaing pesaing baru, teknologi, politik, dan lain lain.

2.      STRATEGI ORGANISASI

Strategi merupakan cara untuk mencapai tujuan yang membutuhkan tersedianya sarana dan sumber daya manusia yang berkualitas. Dan penugasan akan bergantung kepada mekanisme organisasi yang dijalankan untuk mempengaruhi perilaku anggota yang diinginkan. Dengan demikian, struktur organisasi dapat dikatakan sebagai sarana dari strategi.

PENGERTIAN STRATEGI

Strategi adalah tindakan yang diambil untuk mencapai tujuan yang berkaitan dengan pengarahan, pedoman, kegiatan, dan alokasi sumber.

STRATEGI MEMPENGARUHI STRUKTUR

Struktur dapat dideskripsikan dari dimensi kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi. Strategi defender dan cost leadership mampu menciptakan struktur dengan ciri kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi yang tinggi sedangkan strategi prospector dan diferensiasi akan sebaliknya, yakni rendahnya kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi.

3.      TEKNOLOGI ORGANISASI

Teknologi organisasi merupakan alat, metode, pengetahuan, dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang diinginkan. Robbins (1994) menyatakan, teknologi merujuk pada informasi, peralatan, teknik, dan proses yang dibutuhkan untuk mengubah masukan menjadi keluaran dalam organisasi.

DIMENSI DIMENSI TEKNOLOGI

Dimensi dimensi yang digunakan untuk mengukur teknologi organisasi adalah kompleksitas informasi, tingkat otomatisasi, jumlah aktivitas dalam tugas, dan metode yang jelas.

HUBUNGAN TEKNOLOGI dan STRUKTUR

Penggunaan teknologi akan berpengaruh terhadap struktur dan berorientasi kepada kebutuhan konsumen. Tiga jenis teknologi perusahaan menurut Joan Woodward adalah teknologi unit, teknologi massal, dan teknologi proses.

Teknologi unit adalah teknologi yang melakukan proses berdasarkan sistem pesanan konsumen, dimana perusahaan akan lebih berorientasi kepada kebutuhan konsumen yang bersifat berbeda beda dan membutuhkan respon yang cepat tanggap dengan tingkat otomatisasi yang rendah.

Teknologi massal adalah teknologi yang menghasilklan produksi secara massal dengan tingkat otomatisasi yang lebih tinggi dikarenakan pertumbuhan pasar yang sudah berkembang sehingga tidak terlalu membutuhkan manajer dan karyawan yang banyak sebagai ganti dari adanya mesin yang digunakan dalam produksi.

Teknologi proses adalah teknologi yang menghasilkan produk melalui proses teknologi dan pengetahuan yang rumit yang tingkat otomatisasinya sangat tinggi dan membutuhkan pegawai yang terlatih karena tuntutan inovasi inovasi yang harus ada dalam produksi.

Charles Perrow menyatakan bahwa ada dua dimensi yang digunakan dalam hubungan teknologi dan struktur, yakni variasi tugas (task variety) dan kemudahan analisis (problem analyzability).

Variasi tugas adalah sesuatu yang muncul diluar prediksi dalam pelaksanaan pekerjaan yang mengakibatkan tingginya tingkat ketidakpastian dalam pelaksanaan tugas sehingga membutuhkan tingkat pengetahuan yang tinggi untuk melaksakannya dengan baik.

Kemudahan analisi adalah pekerjaan yang mudah dianalisa, diuraikan dengan jelas langkah langkah dan metodenya, bersifat mekanistik, terukur secara kuantitatif, dan mudah diketahui jika ada penyimpangan.

Perrow mengemukakan 4 jenis teknologi berdasarkan dimensi di atas, yakni Teknologi rutin, ditandai dengan variasi tugas yang rendah dan mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi. Teknologi non rutin, variasi tugasnya tinggi, dan sulit dianalisis. Teknologi craft, variasi tugas rendah, namun sulit dianalisis. Teknologi enginering, variasi tugas cukup tinggi dan rumit tapi ditangani dengan prosedur baku.

TEKNOLOGI RANGKAIAN PANJANG

Pada jenis teknologi ini, kegiatan organisasi saling bergantung secara berurutan, dimana hasil dari suatu kegiatan menjadi masukan (input) bagi kegiatan selanjutnya yang bersifat satu arah sampai akhirnya produk (output) siap untuk digunakan oleh konsumen.

Thompson mengaitkan teknologi ini dengan aspek aspek tingkat ketergantungan yang ada, kebutuhan komunikasi, mekanisme koordinasi, dan ketidak pastian yang ditimbulkan yang memerlukan strategi untuk mengatasinya.

TEKNOLOGI PERANTARA

Teknologi ini adalah organisasi dalam proses pengubahan masukan menjadi keluaran bergantung pada kontribusi dua atau lebih unit yang terpisah untuk dapat menghasilkan keluaran yang baiik atau dengan kata lain teknologi perantara digunakan untuk menghubungkan beberapa klien-baik yang berada pada sisi masukan maupun keluaran organisasi-yang satu sama lain dan tidak dapat berhubungan secara langsung. Misalnya, dalam sebuah bank, baik pihak yang menyimpan dan pihak peminjam berkeinginan uangnya tersimpan dengan aman dan menyalurkannya kepada pengusaha untuk proses produksi.

TEKNOLOGI INTENSIF

Teknologi intensif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi ini adalah sebuah proses dalam mengubah input menjadi output yang memerlukan penanganan secara khusus melalui penggunaan sejumlah sumber daya dan kemampuan khusus secara bersama dalam mengatasi masalah. Misalnya rumah sakit dalam mengatasi masalah penyakit pasien yang berbeda beda.

JENIS JENIS TEKNOLOGI ORGANISASI, RUTIN DAN NON RUTIN

Teknologi rutin, ditandai dengan variasi tugas yang rendah dan mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi dan dapat diotomatisasi sedangkan Teknologi non rutin, variasi tugasnya tinggi dan sulit dianalisis.sehingga sulit diotomatisasi.

BUDAYA ORGANASASI

1.      APAKAH BUDAYA ORGANISASI ITU?

Budaya organisasi merupakan seperangkat nilai, asumsi-asumsi, dan standar perilaku yang berkembang  dan diyakini oleh sebagian besar anggota organisasi sebagai acuan dalam menjalankan organisasi dan memecahkan permasalahan organisasi baik secara internal (peningkatan efektifitas, efisiensi, dan integrasi) maupun menghadapi masalah masalah eksternal.

1.      Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana karyawan didukung untuk menjadi inovatif dan mengambil resiko.

2.      Perhatian terhadap detail. Sejauh mana karyawan diharapkan menunjukkan kecermatan, analisis dan perhatian terhadap detail.

3.      Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen memfokus pada hasil bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut.

4.      Orientasi orang. Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek pada orang-orang di dalam organisasi itu.

5.      Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim-tim, ukannya individu.

6.      Keagresifan. Berkaitan dengan agresivitas karyawan.

7.      Kemantapan. Organisasi menekankan dipertahankannya budaya organisasi yang sudah baik.

Dengan menilai organisasi itu berdasarkan tujuh karakteristik ini, akan diperoleh gambaran majemuk dari budaya organisasi itu. Gambaran ini menjadi dasar untuk perasaan pemahaman bersama yang dimiliki para anggota mengenai organisasi itu, bagaimana urusan diselesaikan di dalamnya, dan cara para anggota berperilaku.

2.      FUNGSI BUDAYA ORGANISASI

Budaya organisasi merupakan sesuatu yang dimiliki organisasi sehingga harus dikembangkan, dipelihara, atau diubah untuk mencipatakan suatu organisasi yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuannya dan mempengaruhi secara keseluruhan kegiatan organisasi dan mengarahkan perilaku setiap anggota untuk mencapai tujuan.

Menurut Robbins (1996), fungsi budaya organisasi sebagai berikut :

o    Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.

o    Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.

o    Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual seseorang.

o    Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.

o    Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.

3.      HAMBATAN BUDAYA ORGANISASI

Penghambat bagi perkembangan organisasi adalah sebagai berikut,

1.        Budaya organisai penghambat terjadinya dinamika

2.        Budaya organisai penghambat terjadinya perubahan.

3.        Budaya organisai penghambat adanya keanekaragaman

4.        Budaya organisai penghambat terjadinya merger dan akuisisi.

4.      ELEMEN ELEMEN BUDAYA ORGANSASI

Elemen budaya organisasi adalah keseluruhan asumsi dasar dan nilai nilai yang dipegang organisasi yang dinyatakan baik secara eksplisit maupun implisit yang ditujukan untuk menghadapi masalah masalah yang berhubungan dengan lingkungan eketernal dan internal.

Dari segi cakupan pengaruhnya dapat dikelompokkan menjadi dua yakni asumsi yang bersifat umum tapi mendalam yaitu asumsi dan nilai yang menyentuh keseluruhan aktivitas kehidupan organisasi, seperti asumsi yang berkaitan dengan visi dan startegi organisasi, sedangkan asumsi yang bersifat spesifik dan dangkal, seperti bagaimana melakukan suatu tugas.

Menurut Edgar H. Schein (1989) asumsi dasar mengenai cara adaptasi dengan lingkungan eksternal berkaitan dengan mission and strategy, goals, means, measurements, and correction. Sedangkan asumsi dasar yang berkaitan dengan integrasi internal adalah common language and conceptual categories, group boundaries and criteria for inclusion and exclusion, power and status, intimacy, friendship and love, reward and punishment, ideology, and religion.

5.      BUDAYA dan EFEKTIVITAS ORGANISASI

Efektivitas organisasi tentu saja dipengaruhi oleh faktor kesesuaian budaya organisasi dengan strategi dan lingkungan organisasi. Lingkungan yang berubah membutuhkan proses adaptasi yang cepat terhadap perubahan yang membutuhkan nilai, sikap, dan perilaku anggota organasasi.

6.      TERBENTUKNYA BUDAYA ORGANISASI

3 Proses pembentukan budaya organisasi, yakni pertama para pendiri hanya mempekerjakan dan menjaga karyawan yang berpikir dan merasakan cara yang mereka tempuh, kedua, mereka mendoktrinasikan dengan cara berpikir dan mereka rasa dan ketiga perilaku pendiri sendiri bertindak sebagai satu model dalam mendorong karyawan dan mengidentifikasikan diri dengan mereka.

7.      MEMELIHARA BUDAYA ORGANISASI

Stephen P. Robbin (1996) mengatakan bahwa memelihara budaya dapat dilakukan melalui seleksi, performance evaluation criteria, reward practices, training and carrier development activity, dan promotion procedure. Tiga kekuatan berperan dalam upaya mempertahankan budaya organisasi, praktik seleksi, tindakan manajemen puncak, dan metode sosialisasi.

SELEKSI

Seleksi adalah upaya menentukan pegawai dengan mengidentifikasikan dan mempekerjakannya dengan keterampilan, pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk pelaksanaan tugas yang dibebankan.

MANAJEMEN PUNCAK

Manajemen puncak bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan sehingga norma norma yang mengalir ke bawah sepanjang organisasi tepat dan efesien.

SOSIALISASI

Sosialisasi merupakan proses adaptasi karyawan terhadap budaya organisasi yang ada. Proses sosialisasi dapat dilakukan dalam tiga tahap yakni, pre-arrival stage (pelatihan dan pengenalan pekerjaan dan organisasi), encounter stage (tahap dimana sesuatu itu terjadi secara praktis bukan teoritis), dan metamorphosis stage (perubahan karyawan yang telah menyesuaikan diri dengan kelompok kerja dan organisasi).

8.      APAKAH BUDAYA ORGANISASI DAPAT DIUBAH?

Budaya yang telah terbentuk melalui proses yang rumit akan sulit untuk diubah yang mungkin telah menjadi tameng terhadap ide, pendapat atau pemikiran baru yang masuk dalam organisasi. James Champy (1995) mengemukakan langkah langkah dalam mengubah budaya organisasi yang sudah berkembang adalah sebagai berikut.

1.         Menentukan nilai yang telah dipakai oleh kebanyakan warga gunakan dalam organisasi.

2.         Melakukan assesemen terhadap perilaku yang merusak nilai.

3.         Artikulasikan nilai dan perilaku apa terhadap tujuan anda sebagai sebuah komunitas warga.

4.         Ujilah proses manajemen anda.

5.         Ajarkan, lakukan, hidupkan nilai dalam budaya anda.

9.      BUDAYA DAN STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi pendistribusian wewenang dan standar perilaku yang memiliki kompleksitas yang berarti spesialisasi tugas, penyebaran lokasi pekerjaan dan tingkatan organisasi, formalitasasi yang berarti standar perilaku petugas dan sentralisasi yang berarti penyebaran pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadi pembeda budaya di antara organisasi yang ada.  

Di organisasi terdapat budaya yang pekerjaannya telah diatur, sistematis, disentralkan dan diberlakukan secara rutin dan hal ini disebut dengan budaya yang berformalisasi dan sentralisasi tinggi.